TRƯỜNG THCS LÊ VĂN MIÊN

QUI ĐỊNH HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ VĂN PHÒNG

(Áp dụng từ năm học 2013 -2014)

--------0---------

A. NHIỆM VỤ CỦA CB.GV.NV HÀNH CHÍNH :

I.          Văn Thư :

            1. Bảo quản an toàn – khoa học các loại hồ sơ theo quy định .

            2. Phối hợp cùng với giáo viên chủ nhiệm kiểm tra hồ sơ học sinh theo kế hoạch : có đủ, thiếu, đúng quy định hay không ? để kịp thời nhắc nhỡ cá nhân, bộ phận, học sinh & gia đình bổ sung kịp thời .

            3. Cấp phát các giấy tờ biểu mẫu cho CB.GV.NV và PHHS kịp thời đúng đối tượng – có ký lưu  hồ sơ .

            4. Quản lý con dấu của trường & các đoàn thể, không giao dấu cho người khác tự đóng, không được phép mang con dấu và các loại hồ sơ quản lý ra khỏi trường .

II.        Kế Toán :

            1. Là người có chuyên môn về công tác quản lý tài chính, giúp Hiệu Trưởng quản lý tài chính tài sản, hồ sơ chứng từ, thực hiện thu chi đúng quy định nhà nước .

            2. Hàng tháng phải cập nhật tài chính, tiền mặt & báo cáo hiệu trưởng kịp thời, chính xác.

            3. Mỗi năm 02 lần, tài vụ có nhiệm vụ lập báo cáo chi tiết, chính xác để công khai trước hội đồng nhà trường .

            4. Bảo quản đầy đủ và khoa học các loại chứng từ theo nguyên tắc tài chính .

            5. Mọi sự hư hao, mất mát chứng từ, tiền, tài sản những người trực tiếp ( kế toán, thủ quỹ ) phải bồi thường và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

III.  Tổng Phụ Trách ( Quản lý nề nếp – Giáo dục đạo đức học sinh ) :

            1. Là người quản lý trực tiếp học sinh ngoài lớp học, trước và sau giờ học. Xây dựng nề nếp sinh hoạt và giáo dục đạo đức học sinh .

            2. Thường xuyên phối hợp với giáo viên chủ nhiệm, lớp trực, GV bộ môn & phụ huynh học sinh để kết hợp giáo dục học sinh, đặc biệt là học sinh cá biệt .

            3. Người Tổng phụ trách nhất thiết phải am hiểu về tâm lý lứa tuổi, về nghề sư phạm; cử chỉ, nói năng phải gương mẫu, xử lý học sinh phải công bằng, bằng tình thương yêu và  trách nhiệm .

           4. Tham gia họp HĐSP, Họp tổ VP để  phản ảnh kịp thời những nguyện vọng của tập thể học sinh .

 IV.       Bảo Vệ :

            1.   Là người làm nhiệm vụ bảo vệ cơ quan 24/24 giờ mỗi ngày đêm  ( kể cả ngày lễ, tết, ngày chủ nhật ) .

            2. Bảo vệ có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát người vào cơ quan ( kể cả học sinh ), bảo vệ   tài sản, bảo vệ an ninh, an toàn cơ quan .

            3. Bảo vệ làm việc phòng cháy chữa cháy, là lực lượng nòng cốt trong đội  tự quản .

            4. Thường xuyên liên hệ với BGH, với các cơ quan liên quan, chính quyền địa phương khi Trường có vấn đề đột xuất .

            5. Bảo vệ trực thêm giờ ngày lễ, ngày tết, ngày chủ nhật.                              6. Bảo vệ làm hư hao, mất mát tài sản do BGH đã phân công phải bồi thường .

V.       Y Tế- Thủ quỹ :

1. Chăm sóc sức khỏe CB.GV.NV và Học Sinh; Công tác Bảo Hiểm Y Tế; Giáo dục thể chất; Y tế trường học; Kiểm tra vệ sinh môi trường .

2. Tổ chức khám sức khám sức khỏe định kỳ cho học sinh ( 01 lần/năm ở thời điểm đầu năm học ); Chăm sóc sức khỏe ban đầu cho học sinh tại trường .

3.   Lập kế họach mua sắm trang thiết bị, thuốc sơ cứu . Quản lý các loại hồ sơ về y tế  học đường .

4 . Trực tiếp Thu cá khoản từ học sinh.

VI. Thiết bị:

            Thường xuyên quan hệ với Công ty Sách thiết bị trường học để kịp thời trang bị đủ trang thiết bị phục vụ cho công tác dạy học. Chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành xử lý nghiệp vụ PBM, phòng TNTH. Xây dựng, tổ chức Phòng bộ môn hoạt động đảm bảo các tiêu chuẩn Phòng bộ môn đạt chuẩn theo QĐ 37. Cùng tổ chuyên môn và giáo viên bộ môn chuẩn bị thiết bị dạy học, hỗ trợ hướng dẫn học sinh sử dụng thiết bị thực hành, thí nghiệm. Giới thiệu, chuẩn bị TB, ĐDDH cho tất cả các tiết TNTH, TNCM…  Bảo quản, làm vệ sinh, xử lý nghiệp vụ. Bổ sung trang thiết bị đồ dùng dạy học theo yêu cầu giảng dạy; thường xuyên kiểm tra định kỳ trang thiết bị dạy học, các yêu cầu đảm bảo kỹ thuật, an toàn sử dụng trong phòng bộ môn để duy tu, bảo dưỡng hoặc đề xuất kế hoạch sửa chữa, mua sắm bổ sung.  

B. CÁC QUI ĐỊNH CHUNG:

I.                   Thời gian làm việc trong ngày:

1.      Sáng: Từ 7h 30 đến 10h30; Chiều: Từ 13h30 đến 16h30 ( Có con nhỏ được về sớm 15 phút ).

          Riêng Ytế – Phục vụ có mặt trước đầu mỗi buổi 15 phút để thực hiện nhiệm vụ .

2.      Thời gian cao điểm như: Đầu năm; Cuối Học kỳ…..

          Sáng 7 h đến 11h15; Chiều 13h đến 17h00.

     3.      Được nghỉ công tác ngày thứ Bảy. (Không áp dụng đối với Bảo vệ; TPT ).

     4.      Nhân viên trực thực hiện công tác chấm công hàng ngày.

II.        Xin nghỉ công tác: Phải theo đúng qui định hiện hành. Riêng Bảo vệ phải báo kịp thời để không xảy ra tình trạng không có người Trực bảo vệ cơ quan.

III.        Lập kế hoạch công tác Năm – Tháng – Tuần :

            1. Mỗi bộ phận đều phải lập kế hoạch Năm – Tháng : đưa lên cổng thông tin của nhà trường.

            Yêu cầu : Lập kế hoạch phải có đầy đủ các phần : Phương hướng và nhiệm vụ chung – Đặc điểm tình hình ( Thuận lợi, khó khăn ) – Nhiệm vụ cụ thể – Hệ thống chỉ tiêu – Biện pháp thực hiện – Lịch thực hiện từng tháng.

            2. Kế hoạch Tuần : Đã có lịch công tác.

 C. CÁC QUI ĐỊNH VỀ NGHIỆP VỤ CHUYÊN MÔN:

I.    Văn Thư :

1.      CSVC: Trang bị tủ đựng: Hồ sơ HS; Công Văn Lưu trữ.

2.      Hồ sơ Quản lý Học sinh: Gồm 11 loại

2.1.   Sổ Đăng bộ: Hoàn thành trước 31/12 hàng năm.

2.2.    Sổ Gọi tên – Ghi điểm.

2.3.    Sổ Đầu Bài.

2.4.    Học Bạ – Khai sinh – Bằng TN Tiểu Học – Phiếu Xét tuyển vào lớp 6.

2.5.     Sổ quản lý cấp phátBằngTN– Bảng Ghi tên ghi điểm thi TN.THCS.

2.6.     Sổ theo dõi Phổ Cập GD.

2.7.     Sổ Nghị Quyết Hội Đồng (Lưu các năm).

2.8.     Sổ Chuyển đi – Chuyển đến HS. (theo mẫu qui định)

2.9.     Hồ sơ Tuyển sinh vào lớp 6 hàng năm.

2.10.   Hồ sơ xét duyệt TN THCS  hàng năm.

2.11.   Hồ sơ Khen thưởng – Kỷ luật hàng năm.

 3.      Hồ sơ Quản lý CB.GV.NV:

3.1.     Sổ Đăng bộ CB.GV.NV. Hoàn thành trước tháng 10 hàng năm.

3.2.     Hồ sơ Chuyên môn của CB.GV.NV gồm: Phiếu Đánh giá CC + Lý lịch CM (có cập nhật Danh hiệu thi đua các năm) + Hồ sơ kiểm tra toàn diện, Chuyên đề + Phiếu điều tra Thông tin . 

4.      Công Văn Lưu trữ:

4.1.            Sổ Nhận Văn bản đến.

4.2.            Sổ Gửi Văn bản đi.

4.3.            Sổ Cho mượn tài liệu – Công văn. (lập theo mẫu).

4.4.            Sổ Thảo Công văn.

4.5.            Lập mẫu lưu các loại “ Giấy tờ cơ quan ” .

4.6.            Xử lý nghiệp vụ:

·         Văn bản Đến: Lập thủ tục nhập và Trình thủ trưởng và Lập thủ tục chuyển đến các bộ phận theo yêu cầu.

·         Văn bản Đi: Lập thủ tục chuyển đi theo yêu cầu.

·         Thứ Hai – Tư hàng tuần: Tiếp PHHS và giải quyết hồ sơ HS Đến – Đi; cấp phát văn bằng, chứng nhận.

II.                Kế Toán :

1.      Hồ sơ theo qui định:

1.1.   Các Quyết Định Đến – Chuyển đi + Sổ Bảo Hiểm XH của CB.GV.NV.

1.2.     Các loại Sổ Quản lý Tài chính – Tài sản gồm:

1.2.1.      Sổ Quỹ Học Phí .

1.2.2.      Sổ Hội Phí + Đóng góp của PHHS + Hỗ trợ của Địa phương.

1.2.3.      Sổ Thu Khác của HS + Phụ Đạo + Dạy thêm + Luyện thi + Bồi Dưỡng

1.2.4.      Sổ Quỹ Lao Động gồm: KH Nhỏ + Đoàn TN + Thư viện + Nguồn khác.

1.2.5.      Sổ Quỹ Bạn Nghèo.

1.2.6.      Sổ Quỹ Công Đoàn.

1.2.7.      Sổ Quỹ Học Nghề PT.

1.2.8.      Sổ Tạm Ứng tiền mặt.

1.2.9.      Sổ 10% BHTT + 20% BH Y Tế + Nước Uống Học sinh.

1.2.10. Sổ Quỹ Phổ Cập THCS.

1.2.11. Sổ Tài sản đơn vị.

1.2.12. Hồ sơ kiểm kê tài sản hàng năm .

 2.      Xử lý Nghiệp vụ:

2.1.            Tổ chức Thu – Chi đúng nguyên tắc tài chính. Trường hợp đặc biệt phải xin ý kiến Thủ trưởng. Không tùy tiện giải quyết.

2.2.            Cập nhật, báo cáo đầy đủ kịp thời các nguồn thu cho Thủ trưởng hàng tuần.

2.3.            Tất cả các mục Chi đều phải có ý kiến và chữ ký của Thủ Trưởng. Kể cả tạm ứng.

2.4.            Từ ngày 25 và 28 hàng tháng. Kế toán rà soát lại hồ sơ, đối chiếu với hồ sơ của Thủ quỹ, thu hồi Phiếu Chi, quyết toán và báo cáo.

IV.             Tổng Phụ Trách:

1.      Là thành viên của Ban Lao động – Ban giáo dục thể chất và Y Tế trường học ( cấp cứu, chuyển viện khi cần thiết ) .

2.      Lập kế hoạch triển khai 05 Chương trình hoạt động của Đội TN.TP.HCM ( Theo kế hoạch Liên tịch giữa Huyện Đoàn và Ngành Giáo dục Phong Điền ) .

3.      Chịu trách nhiệm về sự chỉ đạo hoạt động của BGH và Đoàn TN.CSHCM.

4.      Tham mưu với BGH để được phối hợp với các bộ phận hoặc các tổ chức Đoàn thể trong và ngoài nhà trường nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Đội.

5.      Thành lập Đội Cờ Đỏ, tổ chức tập huấn để làm nhiệm vụ trực theo dõi thi đua trong HS – Các lớp theo tiêu chuẩn được xây dựng.

6.      Là Uy viên trong các Hội đồng xét duyệt 2 mặt GD - Xét Khen thưởng – Kỷ luật HS – Xét cấp Học Bổng cho HS Ưu tú - Danh hiệu CN.Bác Hồ và các Danh hiệu khác của Đội.

     8.      Tập hợp danh sách HS gặp khó khăn qua đề xuất của GVCN, tìm hiểu thực tế để tham mưu cho BGH giải quyết kịp thời.

VI.       Bảo Vệ:

1.      Là một thành viên trong Ban Lao động. Ban GDTC và Ban YTTH (Xử lý cấp cứu, chuyển viện khi cần thiết ) .

2.      Bảo quản toàn bộ tài sản trong khuôn viên trường học. Đóng, mở cửa đúng giờ.

3.      Thường xuyên kiểm tra CSVC – Khu vực để xe. Nếu phát hiện tồn tại ( hư hỏng nhỏ, HS viết vẽ bậy, đổ rác sai qui định, đi xe đạp trong trường….) phải xử lý ngay. Nếu phát hiện mất tài sản hoặc hư hỏng lớn phải báo cáo ngay cho BGH.

4.      Bảo vệ ANTT trường học; Bảo vệ tính mệnh HS – GV. Khi có hiện tượng gây rối mất trật tự, có người sử dụng hung khí, phải kịp thời ngăn chặn, tạm giữ (người hoặc hung khí). Cần thiết phải liên hệ ngay với địa phương hoặc CSCĐ 113 để được giải quyết kịp thời.

5.      Phải có Sổ công tác để ghi kế hoạch, nội dung các cuộc họp.

6.      Làm công tác Nhà Vệ Sinh, VSMT – Chăm sóc hệ thống cảnh quan, cây cảnh – Trực bảo vệ ngày chủ nhật – Trực đêm theo hợp đồng.

7.   Đóng, mở cổng và hướng dẫn người ra vào liên hệ công việc; Chuyển thông báo.

8.     Kiểm tra và xử lý HS ra vào nhà trường không đúng tác phong quy định.

9.    Phối hợp xử lý, phản ánh tình hình HS thực hiện nề nếp nội quy cho TPT.

10.   Đóng, mở cửa các phòng làm việc của Hiệu Trưởng, các Phó Hiệu Trưởng; Phòng hội đồng của giáo viên.

11.   Vệ sinh các phòng làm việc của CB.GV.NV; Phục vụ nước uống cho CB.GV.NV; Chuẩn bị CSVC cho các Sinh hoạt – Hội họp – Hội nghị – Đại Hội – Ngày Lễ trong nhà trường .

 12.   Bảo quản : lau chùi cửa kính, quét dọn, chùi rửa ly tách các phòng nêu trên .

 13.   Nấu nước (ấm điện ) cho vào bình thủy đầu giờ các buổi ở phòng Hiệu Trưởng & Phòng Hội đồng.

 14.   Phục vụ trà nước cho đại biểu ở các kỳ tổ chức sinh hoạt, hội họp, các ngày lễ ..... và tiếp khách khi cần thiết có yêu cầu của lãnh đạo .

 15.   Đề xuất kịp thời cho lãnh đạo những khó khăn, vướng mắc khi thực hiện nhiệm vụ .

VII.     Y Tế - Thủ quỹ:     ( Áp dụng quy định, kèm ban hành quyết định số: 73/2007/QĐ-BGDĐT ngày 04 tháng 12 năm 2007 của Bộ trưởng, Bộ giáo dục Đào tạo và CV số 1164/SGD&ĐT-GDTH hướng dẫn thực hiện công tác y tế trường học năm 2008-2009 ngày 10 tháng 9 năm 2008 của Sở Giáo dục & Đào tạo, Hướng dẫn kế hoạch thực hiện của Phòng GD & ĐT Diên Khánh hàng năm ) .

 1.   Quản lý và chăm sóc sức khỏe trong nhà trường cụ thể :

 1.1. Tổ chức khám sức khỏe định kỳ và phân lọai sức khỏe cho học sinh 01 lần/ năm vào  đầu năm học ( Lập kế hoạch trình lãnh đạo phòng và trạm Y tế xã ngay từ đầu năm ).

1.2. Quản lý và lưu hồ sơ theo dõi sức khỏe của học sinh ( phối hợp báo gia đình PHHS đối  với học sinh có sức khỏe lọai 3 .

1.3.   Lập dự trù mua, bảo quản và cấp thuốc theo quy định .

1.4.   Sơ cứu, cấp cứu ban đầu, chăm sóc sức khỏe ban đầu theo quy định của Bộ y tế,chuyển bệnh nhân đến cơ sở y tế trong những trường hợp cần thiết ( Trường chi trả  xăng , xe ) .

 2.   Tuyên truyền, giáo dục , tư vấn các vấn đề liên quan đến sức khỏe cho Học sinh & CB.GV.CNV nhà trường và cha mẹ học sinh; Vận động học sinh tham gia Bảo hiểm y tế tự nguyện.

     3.   Tổ chức theo dõi thực hiện vệ sinh học đường, vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh,bệnh tật học đường, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng chống tai nạn thương tích, phòng chống HIV-AIDS, các bệnh xã hội và thực hiện các họat động khác về ytế trường học ( phối hợp với ban họat động ngòai giờ lên lớp, tổ chức dưới hình thức báo cáo chuyên đề, các việc làm cụ thể ).

4.   Phối hợp tốt các cơ sở y tế, các đơn vị liên quan tại địa phương, các đơn vị, tổ chức, đoàn  thể trong trường triển khai thực hiện các hoạt động y tế trường học và các họat động y tế khác xây dựng môi trường, trường học lành mạnh, an tòan .

5.   Tổ chức thực hiện sự chỉ đạo của ngành y tế địa phương về chuyên môn nghiệp vụ như :tuyên truyền, vệ sinh phòng dịch bệnh, công tác tiêm phòng ...

6.   Báo cáo kết quả công tác y tế trường học theo quy định ( Hàng tháng – HK – Cuối năm ) .

7.   Là thành viên của Ban GDTC và YTTH, có chức năng tham mưu nhà trường xây dựng kế   hoạch chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác YTTH .

8. Cấp phát tiền cho CB.GV.NV.HS đúng quy trình và lưu hồ sơ .

9. Giải quyết việc tạm ứng đúng quy trình .

10. Thu các loại tiền từ học sinh theo đúng kế hoạch của nhà trường.

* Tổ chức – CSVC :

            - Cán Bộ y tế được biên chế sinh hoạt Tổ văn phòng.

            - Phòng làm việc : phòng y tế chung với phòng Thiết bị.

            - Trang thiết bị gồm :  + 01 tủ thuốc đủ cơ số thuốc quy định Bộ y tế . Có quản lý, kiểm tra &  đối chiếu, nhập thuốc theo quy định .

                                                + Trang bị đủ trang thiết bị chuyên môn thiết yếu như : ống nghe, nẹp, cân sức khỏe, giường khám lưu bệnh nhân ....

                                                + Bàn ghế làm việc, tủ, thiết bị bảo hộ làm việc .

            - Kinh phí : từ nguồn nghân sách & 20% BHYT tự nguyện của học sinh để lại trường .

              Duyệt của Hiệu Trưởng                                    TỔ TRƯỞNG

                     Lê Văn Dực                                              Hoàng Thị Bích Vân